INTEGRATION

電話の受付内容を Chatwork に届ける

オペレーターが受け付けた電話の内容を、ご指定の Chatwork のグループチャットへ報告します。タスク機能と組み合わせると、折り返し漏れを仕組みで防げます。

向いているのは、社外を含むやり取りを Chatwork で行っている中小企業・士業事務所です。

折り返し漏れを、記憶ではなく仕組みで防ぐ

電話の取り次ぎで起こりやすい問題の一つは、内容の間違いではなく折り返しが抜けることです。口頭やふせんで渡した伝言は、渡した側も受けた側も、渡したことを忘れます。

Chatwork に受電が文章で届いていれば、そこからタスクを作れます。担当者と期限が付いた時点で、伝言は「誰かが覚えているもの」から「未完了として残るもの」に変わります。

タスクの作成はChatwork側の操作です。当社から自動でタスク化する仕組みではありませんが、報告が文章で届いているので、必要なものだけを選んでタスクにできます。

Chatwork 側の機能をそのまま使う運用です。当社側で特別な設定をしていただく必要はありません。

「代表電話」のグループチャットを作り、受電をそこに集めます。顧問先や取引先とのやり取りとは別のグループになるので、社外の目に触れることがありません。

折り返しが必要な受電をタスク化すると、担当者と期限が付きます。誰が折り返すのかが明示され、口頭の依頼のように流れません。

折り返していないものがタスクとして残るので、漏れが目に見えます。伝言を渡したかどうかを記憶に頼らずに済みます。

同じ相手から複数回かかってきた場合も、引用して返せば経緯が 1 本につながります。担当を引き継ぐときにそのまま渡せます。

受電した日時、発信者の事業者名とお名前、電話番号、折り返しの要否、ご用件が 1 件ごとに届きます。対応が完了したあと、すみやかにお送りします。取り次ぎが最後まで完了しなかった場合や、1 回あたり 5 分の上限で対応を終えた場合も、伺えたところまでを報告します。

お申し込み後のご案内の中で、名乗り方・通知先・報告のしかたをまとめて伺います。Chatwork 側でどのグループチャットに届けるかを決めていただければ、あとはこちらでご案内します。事前に準備いただくものはありません。

運用を始めてから通知先を変えたい場合もご連絡ください。変更に追加の料金はいただいていません。

どのグループで受けて、折り返しをどう管理したいかを伺えば、運用の形を一緒に決めます。