減らしたい負担から選ぶ
窓口を整える
記録をそろえる
受付を分ける
01 / 選び方
減らしたいのは、件数ですか？ 対応の手間ですか？
直近の入電を見て、困りごとに合う方法を選びます。複数の方法を組み合わせても構いません。
01
同じ問い合わせが多い
窓口を整える
よくある質問や連絡方法をWebに載せ、電話以外でも確認できるようにします。
確認すること電話で相談する窓口も分かる？
02
伝言・折り返しが漏れる
記録をそろえる
聞き取る項目と共有先をそろえ、担当者と対応状況を残します。
確認すること誰が、いつまでに対応する？
03
作業の中断が多い
受付を分ける
当番制や外部受付で受け手を決め、ほかの社員が集中できる時間を作ります。
確認すること受付後の回答は誰が担う？
費用・社内に残る作業を比べる
比較表は横にスクロールできます。
| 比較項目 | 窓口を整える | 記録をそろえる | 受付を分ける |
|---|---|---|---|
| 見直す対象 | 問い合わせの件数 | 伝言漏れ・聞き取りのばらつき | 受電による業務中断 |
| 社内に残る作業 | 情報更新・個別の相談対応 | 記録・担当決め・進捗確認 | 受付管理・回答・折り返し |
| 確認する費用 | Webの改修・更新作業 | 記録・共有ツールと運用時間 | 社内工数、外注費・通話料など |
受付の外部化だけで入電件数が減るわけではありません。社内での回答や折り返しも含めて、費用と作業時間を比べます。
02 / 運用例
記録して、1つ変えて、確かめる。
- 1
現状を記録する
件数・用件・対応時間を残す
- 2
対象を絞る
最も負担の大きい用件を選ぶ
- 3
小さく試す
窓口・記録・受付の1つを変える
- 4
前後を比べる
同じ期間・指標で変化を見る
社内での運用例
折り返し漏れが課題なら、2週間だけ共有欄に「担当・期限・完了」を追加します。変更前後で未対応件数を比べ、確認作業が増えすぎていないかも見直します。
03 / 導入準備
始める前に、ここだけ確認。
チェック状態は再読み込みでリセットされます。
FIRSTCALL
一次受付を任せたいときは。
FirstCallは、名前・連絡先・用件を受け付け、チャットやメールへ通知します。社内では報告の確認、担当決め、必要な折り返しを行います。
有人受付は平日 09:00〜18:00、一次取次は1回5分までです。Web上の情報整備や、専門的な判断・交渉は社内で行う必要があります。
受付のどこを任せるか、相談する
現在の負担を伺い、FirstCallでお引き受けできる範囲をご案内します。