INTEGRATION

電話の受付内容を LINE WORKS に届ける

オペレーターが受け付けた電話の内容を、ご指定の LINE WORKS のトークルームへ報告します。スタッフが現場に出ていても、スマートフォンでそのまま内容を確認できます。

向いているのは、建設・設備・介護・美容・不動産など、スタッフが現場に出ている業種です。

現場に人がいる会社の困り方

スタッフが現場や訪問先に出ている会社では、代表電話の問題が少し違う形で出ます。事務所に残った人が電話を受け、現場のスタッフに取り次ぎ、その人がかけ直す、という 3 段の往復が毎回発生します。取り次ぎの途中で用件が正確に伝わらないこともあります。

かといって代表電話をスタッフの携帯へ転送すると、作業中や運転中に鳴ることになり、出られなければ結局折り返しになります。個人の携帯番号が発信者に残る問題もあります。

一次受付を外に出して LINE WORKS へ報告する形にすると、受電の内容が全員のスマートフォンに文章で届きます。手が空いた人が、必要なものだけ折り返す運用になります。

LINE WORKS 側の機能をそのまま使う運用です。当社側で特別な設定をしていただく必要はありません。

事務所と現場のメンバーが同じトークルームに入り、受電をそこに集めます。誰か 1 人が電話を受けて伝える、という手順がなくなります。

通知はスマートフォンに届きます。PC を開かない働き方でも、車の中や現場の休憩時間に内容を確認して、必要なものだけ折り返せます。

報告に発信者の電話番号が入っているので、トークルームからそのまま発信できます。事務所に電話して番号を聞き直す、という往復が消えます。

既読が付くので、誰も見ていない受電が残っているかどうかを判断できます。ツール側の機能なので、追加の仕組みは要りません。

受電した日時、発信者の事業者名とお名前、電話番号、折り返しの要否、ご用件が 1 件ごとに届きます。対応が完了したあと、すみやかにお送りします。取り次ぎが最後まで完了しなかった場合や、1 回あたり 5 分の上限で対応を終えた場合も、伺えたところまでを報告します。

お申し込み後のご案内の中で、名乗り方・通知先・報告のしかたをまとめて伺います。LINE WORKS 側でどのトークルームに届けるかを決めていただければ、あとはこちらでご案内します。事前に準備いただくものはありません。

運用を始めてから通知先を変えたい場合もご連絡ください。変更に追加の料金はいただいていません。

現場のスタッフが何人いて、どのタイミングで確認できるかを伺えば、トークルームの立て方と折り返しの決め方をご提案します。