INTEGRATION

電話の受付内容を Microsoft Teams に届ける

オペレーターが受け付けた電話の内容を、ご指定の Microsoft Teams のチャネルへ報告します。すでに社内の連絡が Microsoft Teams に集まっているなら、電話の記録もそこに揃います。

向いているのは、Microsoft 365 を全社導入している中堅・中小企業、拠点が分かれている組織です。

Microsoft 365 を全社で使っている場合

Microsoft Teams を選ぶ理由は、たいてい「すでに全社で使っているから」です。電話の受付内容を新しいツールに置くと、そこだけアカウント管理や閲覧権限の考え方が別になります。既存のチームとチャネルの中に置けば、そうした管理が二重になりません。

閲覧できる範囲も、チームやチャネルの権限設定にそのまま従います。代表電話の内容を特定のメンバーだけに見せたい場合は、その設定をMicrosoft Teams側で行っていただく形になります。

Microsoft Teams 側の機能をそのまま使う運用です。当社側で特別な設定をしていただく必要はありません。

「代表電話」のようなチャネルを立てて、受電をそこに集めます。そこから先の振り分けは、メンションで担当者を呼ぶ形にしている会社が多い運用です。

受け取り先はチームのチャネル単位で指定できます。拠点ごとにチームが分かれている組織なら、その拠点あての電話をそのチームで受ける形にできます。

会議が続いて出られない時間帯があっても、受電はチャネルに残ります。終わってから未読分を追えばよく、折り返しの判断もそこで済みます。

折り返しの要否が報告に入っているので、Outlook の予定表を見ながら、いつかけ直すかをその場で決められます。

受電した日時、発信者の事業者名とお名前、電話番号、折り返しの要否、ご用件が 1 件ごとに届きます。対応が完了したあと、すみやかにお送りします。取り次ぎが最後まで完了しなかった場合や、1 回あたり 5 分の上限で対応を終えた場合も、伺えたところまでを報告します。

お申し込み後のご案内の中で、名乗り方・通知先・報告のしかたをまとめて伺います。Microsoft Teams 側でどのチームのどのチャネルに届けるかを決めていただければ、あとはこちらでご案内します。事前に準備いただくものはありません。

運用を始めてから通知先を変えたい場合もご連絡ください。変更に追加の料金はいただいていません。

どのチームのどのチャネルで、誰が、どのタイミングで受け取りたいかを伺えば、運用の形を一緒に決めます。