会社の代表電話
受付方法が変わると、社内に残る仕事も変わります。
01 / 選び方
その電話、今すぐ話す必要がありますか？
まずは用件と、社内で受けられる人がいるかを確認しましょう。
担当者が、その場で話したい
電話転送
会社の電話を携帯などへ転送し、社内の担当者が直接受けます。在宅でも回答できる体制がある場合に向いています。
確認すること不在時、誰が代わりに受ける？
録音を確認してから折り返せる
留守番電話
録音された伝言を確認し、必要な相手へ折り返します。即時対応が不要で、定期的に録音を確認できる場合の選択肢です。
確認すること録音を、誰がいつ確認する？
用件の一次受付を外部に任せたい
電話代行
外部のオペレーターが名前・連絡先・用件を受け付けます。社内の担当者は報告を確認し、必要な対応を引き継ぎます。
確認すること受付後、誰が折り返す？
費用・受付時間・社内の作業を詳しく比べる
比較表は横にスクロールできます。
| 比較する項目 | 電話転送 | 留守番電話 | 電話代行 |
|---|---|---|---|
| 受付方法 | 社内の転送先担当者が会話 | 発信者が伝言を録音 | 外部の受付担当者が会話 |
| 向いている用件 | 担当者が直接話す必要がある | 録音確認後の折り返しで足りる | 用件を聞いてから折り返せる |
| 社内に残る作業 | 受電・回答・記録・共有 | 録音確認・共有・折り返し | 通知確認・担当決め・折り返し |
| 注意点 | 特定の人への集中、不在時の対応 | 伝言を残さず切られる場合、確認漏れ | 専門的な回答など、受付範囲外の用件 |
| 確認する費用 | 転送サービス料・転送通話料 | 録音機能や契約に応じた費用 | 基本料金・超過料金・転送通話料・オプション |
| 時間の制約 | 担当者の勤務時間と転送設定 | 録音できる時間と確認する時間は別 | 契約の受付時間と時間外対応 |
機能・料金・受付範囲は、利用するサービスや契約によって異なります。各契約先で条件をご確認ください。
「即答が必要」「折り返せる」「案内だけで済む」に分けると、必要な受付が見えてきます。即答が中心なら、社内で受ける体制も検討しましょう。
02 / 運用例
「誰かが折り返す」を、なくす。
どの受付方法でも大切なのは、担当者と完了が見えること。
チャットを使うなら、こんな流れで引き継げます。
- 1
用件を受ける
名前・連絡先・用件を確認
- 2
担当を決める
「私が対応します」と共有
- 3
折り返す
不在なら代替担当へ
- 4
完了を残す
対応状況を同じ場所に記録
チャットでの共有イメージ
架空の運用例です。FirstCallの標準通知形式を示すものではありません。
受付内容
- ○月○日 10:15 ／ サンプル商事 ○○様
- 連絡先：03-XXXX-XXXX
- 用件：送付済みの見積書について確認したい
- 希望：本日中の折り返し
担当A · 対応予定
私が対応します。11時までに折り返し予定です。
担当A · 完了報告
10:40 折り返し済み。確認事項への回答が完了しました。
時刻は社内運用の例で、サービスの応答保証ではありません。氏名・電話番号を共有する場所は、閲覧権限も確認しましょう。
不在時・緊急時のルールも決めておく
通知の確認担当と確認頻度、折り返しの目安、代替担当、緊急連絡の経路、完了の記録方法を決めます。外部受付へ緊急対応を依頼できるかは、契約先への確認が必要です。
03 / 導入準備
始める前に、ここだけ確認。
社内での準備状況の確認にご利用ください。
チェック状態はページを再読み込みするとリセットされます。
個人の携帯から通常発信で折り返す場合は、相手に表示される番号を確認してください。一次受付を外部に任せても、折り返し時の発信方法は別途決める必要があります。
FIRSTCALL
一次受付を任せたいときは。
FirstCallは、代表電話の一次受付を有人オペレーターが行い、用件をチャットやメールへ通知するサービスです。有人受付時間内の電話番を外部に任せ、社内では通知の確認と必要な折り返しを行う運用を組めます。
事前に確認いただきたいこと
- 有人対応は平日 09:00〜18:00 です。時間外と土日祝は自動音声でのご案内になります。
- 1回あたりの一次取次は5分が上限です。その場で専門的な回答や完結が必要な用件は、対応範囲を事前にご相談ください。
- お客様の番号から専用番号への転送にかかる通信料は、お客様のご負担です。
- 社内の確認担当、折り返し担当、担当者不在時の引き継ぎ先をご用意ください。
自社の電話対応を、在宅勤務に合わせて見直す
現在の受付方法、入電件数、必要な対応時間を伺い、FirstCallでお引き受けできる範囲をご案内します。